Le dossier d'appel d'offre, préparé par le maître
d’ouvrage public, contient les éléments nécessaires à
la compréhension de la consistance de l'achat par les candidats.
Il comporte également la liste des documents
demandés aux candidats (candidature et offre) ainsi
que les modalités de jugements des offres.
Il comporte parfois le budget estimé du maître d'ouvrage public, ce qui permet de cadrer l'offre financière du candidat.
Identifier les cautions éventuelles à fournir.
Le dépôt d'une offre et sa recevabilité peuvent être subordonnés à la constitution d'une caution de garantie. Celle-ci doit généralement être émise par une banque notoirement solvable. Cette formalité pouvant prendre quelques jours, il est conseillé de se rapprocher de l'établissement bancaire dès la prise de décision de répondre à un appel d'offre.
Identifier les éléments impératifs de la candidature et de l'offre.
Certains documents doivent absolument être remis dans le dossier d'offre et de candidature sous peine de voir son offre rejetée car incomplète. Réduisant dès lors à néant les efforts et le temps investi dans la préparation de l'offre.
Il est donc obligatoire de s'assurer que les éléments présentés comme impératifs dans la constitution du dossier d'offre soient identifiés et remis au maître d'ouvrage.
Vérifier la monnaie utilisée pour les paiements.
Celle-ci peut varier d'un contrat à un autre, s'assurer de recevoir les paiements dans une devise qui convient à l'entreprise.
Vérifier le droit applicable au contrat.
S'agit-il du droit local, du droit OHADA ou bien encore d'un droit différent ? Maîtriser l'environnement juridique de l'exécution du contrat aidera à préserver les intérêts de l'entreprise.
S'assurer d'analyser l'ensemble du contrat.
Certains marchés font référence à des cahiers des clauses générales administratives ou techniques (CCAG ou CCTG) qui s'appliqueront lors de leur exécution mais qui ne sont pas systématiquement fournis aux candidats. Ces "clausiers types" comprennent de nombreuses indications relatives aux conditions de remise des livrables, aux demandes d'extension de délais, au règlement des litiges, aux définitions techniques de certaines parties d'un ouvrage de génie civil etc...
Identifier les critères de jugement des offres.
Les différents critères et sous-critères utilisés pour analyser et classer les offres vont structurer la présentation et la construction de l'offre technique et financière.
Il ne suffit pas de disposer du savoir faire nécessaire à la bonne réalisation des prestations, encore faut-il pouvoir le démontrer et optimiser l'offre en fonction de la valeur de chaque critère de notation.
La préparation de l'offre technique et financière
Celle-ci doit répondre en tous points aux exigences exprimées dans le dossier d'appel d'offres.
Elle doit présenter clairement et le plus synthétiquement possible la proposition méthodologique, l'utilisation des moyens humains et techniques mis en oeuvre pour l'exécution des prestations, les conditions de livraison, le plan d'assurance qualité du projet etc...
L'offre doit être adaptée spécifiquement au besoin exprimé dans le dossier d'appel d'offres. La bonne compréhension de celui-ci est donc essentielle.
Enfin, un traitement "marketing" de l'offre aidera à différencier celle-ci de la concurrence à niveau équivalent de qualité.
Les conditions de remise de l'offre.
La date limite de remise des offres, les conditions d'envoi et le lieu de réception doivent être précisément identifiés pour s'assurer de la remise en temps et en heure de son offre.
La négociation
La phase de négociation, étape cruciale avant l'attribution d'un marché, doit être abordée de manière particulière dès lors que l'on s'adresse à un maître d'ouvrage public.
Il s'agit avant tout de susciter la confiance du client public. Le rassurer sur la bonne compréhension de son besoin, du cahier des charges, du planning et sur la pertinence de son offre.
Les techniques et stratégies de négociations doivent être définies et arrêtées en amont du premier round de négociation.
Connaître la réglementation locale
Chaque pays africain dispose d'une réglementation particulière qui peut impacter de manière significative la présentation et la composition d'une offre.
Les différentes dispositions applicables aux marchés africains et internationaux sont disponible sur Marchés Publics Afrique dans la rubrique REGLEMENTATION DES MARCHES AFRICAINS.
