Le Ministre des Finances et de la Planification Economique :
Vu la Constitution du 04 juin 2003, telle que révisée jusqu’à ce jour, spécialement en ses articles 120 et 201 ;
Vu la loi organique n° 37/2006 du
12/09/2006 relative aux finances et au patrimoine de l’Etat, particulièrement en ses articles 2 et 20 ;
Vu la loi n° 12/2007 du 27/03/2007
relative à la Passation des Marchés Publics particulièrement en ses articles 6, 22, 30, 41, 44, 52, 54, 58, 60, 61, 63, 64, 65, 70 et 75;
Après examen et adoption par le Conseil des Ministres en sa séance du 13/12/2007
ARRETE :
Article premier : Objet de l’arrêté
Le présent arrêté a pour objet la mise en place de la réglementation et des dossiers d’appels d’offres types.
Article 2 : Planification de passation des marchés publics
L’entité de passation des marchés doit préparer un plan prévisionnel de passation des marchés au moment de la préparation du budget.
Chaque entité de passation des marchés transmet, au plus tard le 31 janvier de chaque année, à l’Office National des Marchés Publics, un plan annuel aux fins des objectifs suivants :
1° identification des besoins ;
2° identification des priorités ;
3° indication sur la nécessité d’effectuer une étude préalable pour les marchés de Travaux ;
4° indication de la méthode d’appel d’offres relative au marché planifié ;
5° estimation de la valeur des marchés à attribuer ;
6° spécification de la source de financement ;
7° détermination de la préférence locale est requise pour les marchés internationaux si elle sera requise ;
8° spécification de l’exigence éventuelle de la non objection pour l’attribution du marché ;
9° planification des périodes dans lesquelles doivent se faire différents processus d’appel d’offres ;
10° planification des échéances d’exécution de contrats.
L’Office National des Marchés Publics doit fournir le format standard de planification des marchés publics.
Article 3 : Publication du plan de passation des marchés
Certains éléments du plan de passation des marchés dont le titre, la taille du marché, la méthode d’appel d’offres, la source de financement, les dates prévues pour la publication et l’exécution doivent être publiés.
Ces informations doivent être affichées sur le site Internet de l’entité de passation de marchés ainsi que sur celui de RPPA. Elles doivent également être publiées au moins dans un journal de grande diffusion et affichées sur le tableau d’affichage de l’entité de passation des marchés.
Article 4 : Nomination, composition et organisation du comité de passation des marchés
Le gestionnaire principal du budget de l’entité de passation des marchés nomme un comité de passation des marchés pour un mandat de trois ans renouvelable une seule fois. Plus de la moitié (1/2) du nombre des membres ne peuvent faire partie du même comité pendant deux mandats consécutifs.
Dans l’intervalle d’un mandat, un agent
peut être de nouveau désigné comme membre comité de passation des marchés.
Le gestionnaire principal du budget peut procéder au remplacement d’un ou de tout le comité s’il y des motifs suffisants.
L’agent chargé des marchés publics est d’office membre permanent du comité de passation des marchés et en assure le secrétariat. Lorsque l’entité de passation des marchés a une unité de passation des marchés ayant plus d’un agent de passation des marchés, ces agents alternent à la fonction de secrétaire du comité à la fin de chaque mandat
Selon la nature de l’entité de passation des marchés, le comité de passation des marchés doit être composé de cinq (5) ou sept (7) personnes dont le président, le
vice-président et le secrétaire.
Article 5 : La composition des comités de passation des marchés au sein des entités disposant d’un personnel très réduit
Lorsque l’entité de passation de marchés a un personnel dont l’effectif inférieur à dix (dix) personnes le nombre des membres du comité de passation des marchés peut être réduit mais pas en dessous de trois (3) personnes et les membres de l’effectif du personnel sont tous admis au comité de passation des marchés sauf le chef responsable de l’entité de passation des marchés.
Lorsque l’entité de passation des marchés a un effectif du personnel inférieur ou égal à trois, même le chef est autorisé d’être membre du comité de passation des marchés.
Lorsque l’entité de passation des marchés a une unité chargée de la passation des marchés composée de plus d’un agent, , certains d’entre eux peuvent être
membres du comité de passation des marchés, mais ils elles ne doivent pas en constituer la majorité.
Article 6 : Agents publics ne pouvant pas faire partie du comité de passation des marchés publics
Les agents publics ci-après ne sont pas admis comme membres du comité de passation des marchés :
1° Le chef responsable d’une institution publique ;
2° Les membres des comités exécutifs au niveau des districts et de la Ville de Kigali;
3° Le Gestionnaire principal du budget ;
4° Le Directeur de l’unité chargé des finances ;
5° L’Auditeur interne ;
6° Le Conseiller juridique ;
7° L’Agent chargé de la logistique ;
Article 7: Attributions du comité de passation des marchés
Le comité de passation des marchés est chargé de l’ouverture et de l’évaluation des offres, ainsi que de la formulation des recommandations d’attribution de
marchés.
Le comité de passation des marchés peut demander assistance des consultants. Néanmoins, le consultant ne doit avoir aucun intérêt directement ou
indirectement au marché concerné ou avoir une relation quelconque avec les soumissionnaires si ses services étaient demandés après l’ouverture des offres.
Article 8 : Prise de décision
Les résolutions du comité ne peuvent être valides que si les trois cinquième (3/5) des membres du comité sont présents. Le consultant invité ne participe pas à la prise de décisions.
Immédiatement après l’ouverture des offres, le comité de passation des marchés
doit dresser un rapport d’ouverture. Il devra en outre dresser un bref rapport d’évaluation comprenant le processus d’évaluation et la comparaison des offres. Le rapport doit être signé par tous les membres de la commission ayant pris part à l’évaluation.
Le président du comité de passation des marchés prévu par cet arrêté assure la coordination de tout le processus de l’évaluation des offres dans l’impartialité et la transparence. Les membres du comité qui participent à la prise des décisions relatives à l’évaluation des offres sont en général responsables des conséquences qui peuvent résulter des décisions prises par le comité.
L’évaluation des offres est effectuée dans une période ne dépassant pas vingt et un jours calendrier à compter de la date de l’ouverture des offres sauf lorsque l’entité de passation des marchés a des raisons justifiées. Ces dernières doivent être notifiées à tous les soumissionnaires.
Article 9 : Publication des résultats
L’entité de passation des marchés publie les résultats de l’attribution du marché, directement après la signature du contrat par les deux parties. Elle publie au moins l’attributaire, le montant et le délai d’exécution du marché.
Ces informations doivent être affichées sur le site Internet de l’entité de passation de marchés ainsi que sur celui de l’Office National des Marchés Publics. Elles doivent également être affichées sur le tableau d’affichage de l’entité de passation des marchés.
Article 10 : Rapport
Chaque entité de passation des marchés donne un rapport détaillé mensuel au « RPPA ». Ce rapport doit indiquer l’état d’avancement de l’exécution du plan de passation des marchés.
Article 11 : Jetons de présence alloués aux membres du comité de passation des marchés
Les membres du comité de passation des marchés bénéficient d’une prime
mensuelle fixée de la manière suivante :
1º pour les entités qui ne passent pas plus de 50 marchés par an, le membre du
comité bénéficie d’une prime de vingt cinq mille francs (25 000 FRW) ;
2º pour les entités qui passent de 51 à 80 marchés par an, le membre du comité bénéficie d’une prime de trente cinq mille francs (35 000 FRW) ;
3º pour les entités qui passent de 81 à 100 marchés par an, le membre du comité bénéficie d’une prime de quarante cinq mille francs (45 000 FRW) ;
4º pour les entités qui passent au-delà de 100 marchés par an, le membre du comité bénéficie une prime de cinquante mille francs (50 000 FRW).
Le nombre des marchés à prendre en compte à cet effet est celui des marchés passés par la méthode d’appel d’offres ouvert, l’appel d’offres restreint ou l’appel d’offres en deux étapes et dont les tâches d’évaluation ont été effectivement accomplies au cours de l’année précédant l’exercice pour lequel la primée est due.
Article 12 : Coût du dossier d’appel d’offres
L’entité de passation des marchés peut exiger l’achat du dossier d’appel d’offres. Les frais y relatifs doivent correspondre aux dépenses faites pour les photocopies, la reliure et l’expédition du dossier
d’appel d’offres.
Le coût du dossier d’appel d’offres ne devra pas être supérieur à cent francs rwandais (100 FRW) par page.
A ce coût s’ajoutent les frais de reproduction des plans, en cas des marchés de travaux ainsi que les frais d’expédition du Dossier d’appel d’offres si nécessaire.
Article 13 : Publication du marché
Si la valeur estimée des fournitures, travaux ou services dépasse un million de francs rwandais, l’entité de passation des marchés doit en faire la publication dans au moins un journal de grande diffusion et sur le site web de l’Internet, là où il existe.
Les appels d’offres doivent être à
caractère international pour les marchés travaux dont la valeur estimée dépasse un milliard deux cent millions de francs (1.200.000.000 FRW) de rwandais et six cent millions (600.000.000 FRW) de
francs rwandais pour les marchés
fournitures ainsi que cent millions (100.000.000 FRW) de francs rwandais pour les marchés de services de consultance.
Toutefois, selon sa nature ou sa complexité, tout marché peut être international, peu importe sa taille.
Article 14 : Préférence locale et régionale
Pour un appel d’offres international, le dossier d’appel d’offres peut accorder une marge de préférence locale. Celle-ci ne doit pas dépasser dix pourcent (10%) du coût total du marché et elle est accordée à l’étape du processus de l’évaluation financière.
Si le dossier d’appel d’offres prévoit la préférence locale et régionale au premier alinéa du présent article, et que le marché peut être sous-traité, c’est le soumissionnaire principal qui soustraite aux soumissionnaires régionaux qui doit bénéficier de ladite préférence locale.
La préférence locale et régionale peut aussi être accordée aux produits régionaux durant le processus de l’évaluation des offres de travaux, fournitures ou services prouvés qu’ils sont très souvent attribués aux fournisseurs étrangers.
Article 15 : Catégorisation pour la préférence
Après la réception et l’évaluation des offres, les offres conformes sont
classifiées de la manière suivante :
Catégorie A : Offres éligibles à une préférence locale
Catégorie B : Autres offres
Lorsque le processus d’évaluation est terminé, le prix de chaque offre de la catégorie B est majoré de dix pourcent (10%) et le marché doit être attribué en conformité avec l’article 39 de la loi relative à la passation des marchés.
Article 16 : Seuil pour l’utilisation de l’appel d’offres restreint
Tout de marché dont la valeur est inférieure à cinq millions (5.000.000) de francs rwandais est passé au moyen de la méthode d’appel d’offres restreint si le temps et le coût nécessaires pour examiner et évaluer un grand nombre d’offres seraient disproportionnés à la valeur des biens, travaux ou services de consultance à se procurer.
Article 17 : Seuil pour l’utilisation de la méthode de sollicitation des prix
L’entité de passation des marchés peut recourir à l’usage de sollicitation des prix pour les marchés de fournitures, travaux de construction disponibles sur le marché ayant des spécifications standards et dont le coût n’excède pas un million (1.000.000 FRw) de francs rwandais.
Cette méthode d’appel d’offres ne peut
être utilisée plus d’une fois dans un délai de trois mois pour un marché de même catégorie.
Article 18: Seuil admis pour ne pas lancer l’appel d’offres
Tout marché dont la valeur ne dépasse pas cent mille francs de francs rwandais est attribué sans appel d’offres.
Article 19: Participation communautaire
La population bénéficiaire peut participer à la livraison des services dans les marchés publics, s’il est établi que cette méthode contribuera à l’économie, à la création d’emploi ainsi qu’à la
participation active des populations bénéficiaires.
Dans ce cas, l’entité de passation des marchés attribue le marché à la communauté bénéficiaire et un contrat doit être signé entre les deux parties spécifiant les obligations de chaque partie.
Article 20 : Organisation de la participation communautaire
Aux fins de l’article précédent, la communauté bénéficiaire élit deux comités :
1. Le Comité d’exécution composé de sept (7) personnes dont le Président, le Vice-président, le trésorier, le secrétaire et trois (3) autres membres du comité.
2. Le Comité d’inspection composé de cinq(5) personnes dont le président, le Vice-président, le secrétaire et deux (2) autres membres du comité.
Le Président du comité d’exécution signe le contrat avec l’entité de passation des marchés pour le compte de la communauté bénéficiaire.
Les modalités de paiement pour les services rendus par la communauté dans l’exécution du contrat sont définies par le contrat entre l’entité de marchés et la communauté bénéficiaire.
Article 21 : Seuil maximal pour user de la participation communautaire
La valeur du marché attribué à la communauté ne doit pas dépasser vingt millions de francs rwandais (20.000.000 FRW).
Sans préjudice aux dispositions de l’alinéa précédant, la valeur du marché pourra dépasser vingt millions de francs rwandais (20.000.000 Frw), en cas de travaux pour les terrasses radicales, les tranchées anti- érosives ou de boisement. Dans ce cas, l’entité de passation de marché devra, suivant les procédures légales de passation des marchés, fournir un expert pour aider la communauté dans une activité donnée.
Article 22 : Evaluation des offres de marchés de fournitures et de travaux
Le comité de passation des marchés fait l’évaluation et la comparaison des offres conformes. L’évaluation et la
comparaison des offres doivent être seulement faites sur base des critères définis dans le dossier d’appel d’offres et rien ne peut y être ajouté ou supprimé.
Les évaluateurs doivent examiner si le
soumissionnaire remplit les conditions requises telles qu’elles sont spécifiées dans le dossier d’appel d’offres incluant au moins les critères suivants:
1° disposer d’un personnel clé qualifié, des équipements, de l’expérience et des capacités financières lui permettant d’exécuter efficacement le marché en compétition s’il en ait attributaire ;
2° avoir la capacité juridique de conclure des contrats de marchés;
3° ne pas être dans une situation d’insolvabilité, de faillite ou dans une procédure de liquidation judiciaire ou ne pas faire l'objet d’une poursuite judiciaire;
4° ne pas être en état d’exclusion des opérations de marchés publics ;
5° toute autre condition exigée par l’entité de passation des marchés telle que décrite dans le dossier d’appel d’offres.
L’attributaire du marché est le soumissionnaire dont l’offre est conforme à tous les critères requis et dont le prix est évalué le mieux disant.
Article 23 : Choix de l’attributaire du marché en cas d’égalité des offres
Dans le cas où il y aurait plusieurs soumissionnaires qualifiés ayant offert les mêmes prix, l’entité de passation des marchés les invite à présenter de nouvelles offres avec rabais. Dans le cas où les candidats sont encore à égalité, l’entité de passation de marchés procède par tombola entre les concernés.
Article 24 : Evaluation des propositions techniques pour les services de consultance
Pour les services de consultance, le comité de passation des marchés fait l’évaluation de chaque proposition technique en conformité avec les critères définis dans la demande des propositions selon les scores ci-après :
1° Expérience générale du bureau dans le
domaine : 5 à 15 points;
2° Expérience spécifique aux services similaires : 10 à 20 points;
3° Qualité de la méthodologie proposée et compréhension des termes de références : 20 à 30 points;
4° Qualifications et expérience du personnel clé proposé pour la mission : 40 à 60 points;
5° Transfert de connaissance ou technologie : 0 à 10 points (facultatif) ;
6° Participation des nationaux : 5 à 10 points (facultatif).
Article 25 : Sélection de consultants sur base de la méthode qualité - coût
Le score total combiné est obtenu en additionnant le score technique et le score financier. Le score technique et le score financier sont déterminés sur base de la
complexité et de la nature de la tâche. Les coefficients de pondération de la qualité et celui du coût à utiliser pour la détermination de la proposition la mieux disante doivent être spécifiés dans la demande de propositions comme suit :
Formule :
Score combiné :
S= ( StxT%) + (SfxF%) où :
S= Score combiné (final)
St= Score technique
Sf= Score financier
T= Pondération de pourcentage du score technique (entre 70% et 90%)
F= Pondération de pourcentage du score financier (entre 10% et 30%)
T+F=1
Le score financier de chaque
soumissionnaire est calculé de la manière suivante :
SF= (Fmx100)/ Fi
Fm= l’offre financière de la proposition la moins disante
Fi= l’offre financière de la proposition concernée (à être évaluée).
Si les soumissionnaires obtiennent le même score combiné, le contrat doit être attribué au soumissionnaire dont le score technique est le plus élevé.
Article 26 : Notification provisoire des résultats de l’évaluation des marchés de services de consultants
La notification provisoire relative aux résultats d’évaluation des marchés de services de consultants doit être effectuée en deux phases. La première notification est faite après l’évaluation des
propositions techniques avant l’ouverture des propositions financières. La seconde notification est faite lorsque tout le processus d’évaluation est terminé.
Article 27 : Montant et délai du dépôt de la garantie de bonne fin d’exécution,
La garantie de bonne exécution est comprise entre 5% (cinq pour cent) 10% (dix) du coût global du marché.
La garantie de bonne exécution doit être présentée endéans quinze (15) jours suivant la notification définitive
d’attribution du marché pour les marchés à caractère national et vingt et un (21) jours pour les marchés à caractère international. Ce n’est qu’après la constitution de cette garantie que l’attributaire est autorisé à signer le contrat.
Les marchés de travaux, de fournitures et d’autres services dont la valeur ne
dépasse pas cinq millions de francs rwandais (5 0000 000 FRW), peuvent ne pas exiger de garantie de bonne exécution.
Pour ces marchés, l’entité de passation de marchés retiendra plutôt icumi ku ijana (10%) sur chaque facture présentée par le soumissionnaire jusqu’à ce que le marché soit achevé.
Article 28 : Remboursement des retenue et pénalité
Le montant stipulé à l’article 27 sera remboursée au soumissionnaire dans une période ne dépassant pas vingt (20) jours suivant la réception définitive.
Si la période stipulée dans l’alinéa précédent expire avant que l’entrepreneur ou le fournisseur ne recouvre pas ses droits, l’entité de passation des marchés lui payera un montant équivalent à zéro virgule cinq pour cent (0,5%) par semaine de retard.
Ces pénalités ne doivent pas dépasser cinq pourcent (5%) de cette somme saisie.
Article 29 : Garantie pour les marchés de services
Les marchés de services des consultants n’exigent pas de garantie de bonne exécution. Les marchés d’autres services de valeur de plus de cinq millions de francs rwandais (5 000 000 FRw) exigent des garanties de bonne exécution en général. Néanmoins, cette garantie n’est pas exigible pour le marché de ce type si sa nature rassure qu’il n’y a pas de risque pour sa bonne fin.
Article 30 : Existence du contrat
Il n’existe pas de contrat conclu entre l’entité de passation des marchés et le soumissionnaire retenu aussi longtemps qu’aucun contrat n’aura été signé.
Néanmoins, les marchés de fournitures dont la valeur ne dépasse pas cinq millions de francs rwandais (5.000.000 FRw) peuvent être exécutés sur base du contenu du bon de commande si aucun contrat n’a été signé.
Les dispositions stipulées à l’alinéa précédent ne sont applicables qu’aux fournitures de simple nature dont ni la garantie de bonne exécution ni services après vente n’ont été prévus.
Lorsque l’attributaire n’en dit rien après avoir reçu le bon de commande, il est réputé avoir accepté son contenu.
Article 31 : Principe et formule de la révision des prix
Pour les contrats de marchés dont le délai d’exécution excède neuf (9) mois, le
Dossier d’Appel d’Offres doit inclure la clause relative à la révision des prix
Les prix à payer au titulaire, tel que cela est stipulé dans le contrat, seront sujets à révision pendant la période d’exécution du contrat en se référant aux variations prouvées des coûts de la main d’oeuvre et
des matériaux relatifs au marché en cours en appliquant la formule suivante : P1=P0 (a+bL1/L0+cM1/M0)-P
où a+b+c=1
0
P1 = Ajustement du montant payable au titulaire du marché.
P0= Coût du contrat (prix de base)
a= Nombre fixe représentant les prix fixes et le bénéfice dans l’ordre de cinq à quinze pour cent (5% à 15%).
b= pourcentage estimé relatif à la composante de main d’oeuvre dans le coût du marché
c= pourcentage estimé relatif à la
composante- matériel prévu dans le contrat.
L0 et L1 = les indices de main d’oeuvre applicables dans le pays d’origine à la date de base et à la date d’ajustement des prix respectivement.
M0 et M1 = les indices de matériels bruts importants respectivement relatifs à la date de base et à la date d’ajustement des prix dans le pays d’origine.
Les coefficients a, b et c sont fixés par l’entité de passation des marchés comme suit :
a= [insérer la valeur du coefficient] b= [insérer la valeur du coefficient] c= [insérer la valeur du coefficient]
Le soumissionnaire doit indiquer la source des indices de la date de base dans son offre.
Date de base = trente (30) jours avant la
date limite de soumission des offres.
Date d’ajustement = [insérer le nombre de semaines] semaines avant la date
d’embarquement (représentant la mi-
période de fabrication).
Article 32 : Conditions de la révision des prix
Sous réserve des conditions suivantes, la formule d’ajustement des prix ci-dessus est invoquée par les deux parties.
(a) Aucun ajustement des prix n’est permis au delà des dates de livraison à moins que cela ne soit spécifiquement établi dans la lettre de prolongation du délai. Comme règle générale, aucun ajustement des prix n’est autorisé dans les périodes de retard dont le fournisseur est totalement responsable.
Toutefois, l’entité de passation des marchés a toute la latitude d’effectuer une réduction des prix de marchandises ou de services sujets d’ajustement.
(b) Si la monnaie dans laquelle le prix Po est exprimé est différente de celle du pays d’origine de la main d’oeuvre et des indices de matériaux Le facteur de correction doit être utilisé afin d’éviter des ajustements inexacts du prix du contrat. Le facteur de correction doit correspondre au rapport des taux de change entre les deux monnaies à la date de base et à la date d’ajustement tel que cela est spécifié dans cet article.
(c)Aucun ajustement des prix n’est payable proportionnellement au montant payé au titulaire en guise d’avance de démarrage
Article 33 : Droits et conditions d’accès aux archives des marchés publics
Tous les documents relatifs aux marchés publics peuvent être consultés là où ils sont gardés par toute personne qui en exprime le souhait.
Toute personne qui désire obtenir une copie de ces dossiers est autorisée de l’obtenir sur présentation d’un bordereau de paiement du montant exigé par l’entité de passation des marchés qui les garde. Ce montant doit être proportionné à la valeur dépensée pour faire les copies du document demandé.
Personne, cependant, ne peut avoir accès au dossier ni recevoir une copie d’une soumission qui n’est pas sienne ni avoir accès à tout document ni en recevoir une copie en violation de la loi.
Article 34 : Des frais de recours
Tout soumissionnaire désireux de faire recours au Comité Indépendant de Recours est tenu de payer un montant non remboursable de cinquante mille francs rwandais (50 000 FRw) pour les marchés dont la valeur n’excède pas vingt millions de francs rwandais (20 000 000 FRw) tandis que les marchés dont la valeur dépasse vingt millions de francs rwandais, les frais de recours sont de cent mille de francs rwandais (100 000 FRw).
Les frais de recours sont payés au trésor public si le recours s’adresse au Comité Indépendant de Recours au niveau national, tandis que pour le Comité de recours au niveau des Districts, les frais de recours sont payés au District concerné.
Article 35 : Composition des Comités Indépendants de Recours
Les Comités Indépendants de Recours sont composés de cinq (5) personnes désignées parmi les organes de l’Etat, du secteur privé et de la société civile. En aucun cas, le comité de recours ne comptera plus de deux (2) membres des organes de l’Etat.
Les membres des Comités de passation des marchés ainsi que les personnes ne pouvant pas être membres de ces comités, le personnel et les membres du Conseil d’Administration de RPPA ne sont pas autorisés d’être membres des Comités Indépendants de Recours.
Article 36 : Recevabilité de recours
Pour être recevable, tout recours doit préciser un fait ou un manquement à l’encontre de la loi ou de toute autre réglementation relative à la passation des marchés publics. Le requérant doit montrer l’injustice commise à son égard relevant de la décision contestée et tout recours doit être fait par écrit.
Article 37 : Contenu du recours
Tout recours doit comprendre les aspects suivants :
1° Identification du requérant : noms, nom commercial ou nom de la société et son représentant légal, adresse, numéro de téléphone;
2° Identification de l’entité de passation des marchés ;
3° Décision contre laquelle le recours est formé ;
4° Date de la décision et celle à laquelle le requérant en a été notifié;
5° Organe auquel le recours est adressé ;
6° Signature ou l’empreinte digitale du requérant ;
7° Preuve de paiement des frais de consignation par le requérant ;
8° Copie du registre de commerce.
Article 38 : Tâches de l’agent permanent du Comité Indépendant de Recours au niveau national
Les tâches de l’agent permanent du Comité Indépendant de Recours au niveau national sont les suivantes :
1° Réceptionner les requêtes de recours ;
2° Enregistrer les requêtes dans le registre prévu à cet effet et attribuer un numéro à chacune de ces requêtes ;
3° Préparer tous les dossiers nécessaires pour les activités du Comité Indépendant de recours ;
4° Préparer les assignations ou invitations destinées aux gens à être interrogé par le Comité Indépendant de Recours ;
5° Assurer le secrétariat du Comité
Indépendant de Recours.
Article 39 : Fixation et communication de la date d’examen du recours
Lorsque l’agent permanent du Comité Indépendant de Recours a reçu la requête de recours et l’a enregistrée, il doit l’envoyer aux membres du Comité Indépendant de Recours et le Président lui communique la date d’inviter les membres du Comité pour procéder à l’examen de la requête en question.
Article 40 : Remise des dossiers en rapport avec le marché
L’entité de passation des marchés qui a pris la décision objet de la requête doit fournir au Comité Indépendant de Recours au niveau national tous les dossiers en rapport avec le marché endéans cinq (5) jours francs entre la date de la réception de la lettre du Comité le lui demandant et date de remise des dossiers.
Le nombre de jours stipulés dans l’alinéa précédent est de trois (3) jours francs si les entités concernées par le recours sont dans la Ville de Kigali ou si les dossiers sont demandés par le Comité Indépendant de District à un District.
Article 41 : Prise de décisions
Le quorum requis pour la validité des décisions prises par le Comité Indépendant de Recours est d’au moins les deux tiers (2/3) de tous les membres.
Les décisions du Comité Indépendant de Recours sont prises d’une façon impartiale sur base des dossiers relatifs aux marchés en question et conformément à la loi et à la réglementation régissant les marchés publics.
Article 42 : Conflit d’intérêts
Lorsque un membre du Comité Indépendant de Recours a fait le recours, il ne doit pas participer aux délibérations de ce recours jusqu’à ce que la décision y relative soit prise.
Si un membre du Comité Indépendant de Recours a une relation avec le requérant ou s’il y a une mésentente entre eux, il doit en informer les membres du Comité et demander de ne pas participer à l’examen du recours.
Article 43 : Publication des décisions des Comités Indépendants de Recours
Les décisions du Comité Indépendant de Recours sont portées à la connaissance du public. Elles sont affichées à la fois sur le site Internet et sur le tableau d’affichage de l’entité de passation des marchés, sur le site Internet de RPPA.
Article 44 : Rapport du Comité Indépendant de Recours
Le Comité Indépendant de Recours au niveau national transmet son rapport trimestriel d’activités au Ministre ayant les marchés publics dans ses attributions et réserve une copie au RPPA. Tandis que le Comité Indépendant de Recours au niveau du District transmet son rapport trimestriel au Conseil du District et réserve une copie au RPPA.
Article 45 : Audit des Comités Indépendants de Recours
Les Comités Indépendants de Recours sont audités par l’Office National des Marchés Publics (RPPA).
Sans préjudices aux dispositions du présent article, aussi longtemps que l’Office National des Marchés Publics sera encore engagé dans les opérations de passation des marchés publics pour le compte des entités de passation des marchés, le Comité Indépendant de Recours au niveau national sera audité par l’Auditeur Général ou par un Auditeur Indépendant nommé par le Ministre ayant les marchés publics dans ses attributions.
Article 46 : Annexe
L’annexe au présent arrêté indique les dossier type d’appel d’offres des marchés publics au Rwanda.
Article 47 : Disposition abrogatoire
Toutes les dispositions antérieures contraires au présent arrêté sont abrogées.
Article 48: Entrée en vigueur
Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Journal Officiel de la République du Rwanda.
Kigali, le16/01/2008
Le Ministre des Finances et de la Planification Economique
MUSONI James
Vu et scellé du Sceau de la République
Le Garde des Sceaux/Ministre de la Justice
KARUGARAMA Tharcisse
