Côte d'Ivoire FASCICULE 3 - Procédures dérogatoires de passation des marchés publics
Section I - Appel d’offres restreint
1 - Définition de l’appel d’offres restreint
Il s’agit d’une procédure dérogatoire à la procédure d’appel d’offres ouvert.
Le recours à la procédure d’appel d’offres restreint se justifie lorsque les besoins d’une commande à
satisfaire relèvent de travaux, de fournitures ou de services spécialisés ou requérant une technique
particulière, ou auxquels peu de candidats sont capables de répondre. L'autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d'œuvre s'il existe, établit alors la liste des candidats pressentis pour répondre à cette commande.
Le recours à cette procédure dérogatoire est soumis à l'autorisation préalable du Ministre en charge des marchés publics ou de son délégué qui approuve la liste des candidats agréés.
Toute consultation restreinte non autorisée préalablement par le Ministre en charge des marchés
publics est irrégulière au regard des dispositions du Code des marchés publics. Toute attribution faite
sur cette base est nulle.
2 - Mise en œuvre de la procédure de l’appel d’offres restreint
2.1 - Objectifs de la procédure
L’objectif est de rationaliser, dans des conditions de concurrence restreinte, le recours à la procédure
d’appel d’offres restreint par le strict respect des dispositions prévues par le Code des marchés publics.
Il s’agit également de permettre, au terme de la procédure, d’opérer le meilleur choix du cocontractant du point de vue du rapport qualité-prix en assurant la transparence des opérations.
2.2 - Présentation des acteurs dans la procédure d’appel d’offres restreint
Les acteurs sont les personnes morales, physiques ou les organes qui ont une responsabilité directe
conférée par le Code des marchés publics dans la gestion des opérations de passation sur les marchés publics.
Ils interviennent dans les différentes étapes du processus de passation des marchés, agissent sur le
processus de passation des marchés, animent, font vivre et impulsent une dynamique à celui-ci.
Les principaux acteurs et leurs rôles permettent de mettre en évidence les objectifs de transparence, de responsabilisation, d’efficacité, et de maîtrise des délais appréhendés.
Pour chacun des acteurs, cette présentation vise à faire ressortir les missions essentielles. Les activités et tâches effectives de ces acteurs dans le cadre de la passation et de l’exécution des marchés publics seront présentées dans les chaînes de procédures correspondantes.
2.2.1 Ministre en charge des marchés publics
Le Ministre en charge des marchés publics conçoit et met en œuvre la politique gouvernementale en
matière de marchés publics et de convention de délégation de service public, conformément aux
orientations définies par le gouvernement.
2.2.2 Structure Administrative chargée des marchés publics
Au sens du Code des marchés publics, la structure administrative chargée des marchés publics est la
Direction des Marchés Publics, en abrégé D.M.P. La première mission de cette structure est de veiller
.au respect de la réglementation des marchés publics par le contrôle des procédures de passation de
marchés, dans le cadre de l’exécution des crédits budgétaires qui sont alloués aux personnes morales
assujetties à la réglementation des marchés publics.
La Direction des Marchés Publics a une compétence générale de conseil, de diffusion de l’information,
de contrôle et d’évaluation en matière de marchés publics. Elle anime le système des marchés publics
au niveau central et sur toute l’étendue du territoire. Elle recueille, centralise et diffuse l’information
relative aux marchés à tous les acteurs du système. Elle évalue les performances du système (délais,
coûts, résultats.). Elle assure, enfin, le contrôle de régularité des opérations de passation de marchés
publics.
La DMP est dotée de services extérieurs qui sont installés dans les différentes régions. Ils exercent les
compétences de la Direction des Marchés Publics pour les activités relevant de leur ressort territorial.
Ils assurent notamment, la représentation de la Direction des Marchés Publics au sein des Commissions d’ouverture des plis et de jugement des offres.
2.2.3 Autorité contractante
C’est la personne morale, de droit public ou privé, signataire du marché. A ce titre, l’initiative et la
conduite de la passation d’un marché public lui incombent. Elle doit réaliser notamment les opérations suivantes : la définition des besoins et la planification des opérations, la publication du programme prévisionnel annuel de passation de marchés publics, la préparation des dossiers d’appel d’offres, la gestion du processus d’attribution des marchés, la préparation du dossier de marché aux fins de son approbation, la notification du marché approuvé, le suivi de l’exécution et la réception des prestations, l’élaboration d’un rapport d’achèvement de l’exécution du marché.
La détermination des autorités contractantes fait l’objet de l’article 2 du Code des marchés publics.
(Voir à ce sujet le point 1.1.4 du fascicule n°1 sur les Dispositions générales).
2.2.4 Maître d’ouvrage
Le Maître d’ouvrage est la personne morale, privée ou publique, pour le compte de laquelle sont réalisées les prestations. Il en est le commanditaire et en assure le financement. Il est responsable de
l’expression fonctionnelle des besoins, représente l’utilisateur final de l’ouvrage et, à ce titre, le
réceptionne.
L’autorité contractante peut avoir la qualité de maître d’ouvrage.
2.2.5 Maître d’ouvrage délégué
Le Maître d’ouvrage délégué désigne la personne morale de droit public ou de droit privé à laquelle le
maître d’ouvrage ou l’autorité contractante délègue tout ou partie de ses attributions relatives à la
passation et à l’exécution des marchés.
Cette délégation se fait dans le cadre d’une convention de maîtrise d’ouvrage déléguée, passée
conformément à la procédure applicable aux marchés de prestations intellectuelles.
La convention de maîtrise d’ouvrage déléguée prévoit les attributions du maître d’ouvrage délégué qui les exerce au nom et pour le compte du maître d’ouvrage. Ces attributions sont les suivantes : la
définition des conditions administratives et techniques selon lesquelles l’ouvrage ou le projet sera
exécuté, l’organisation et la conduite de la procédure de passation des marchés nécessaires à la
réalisation de l’ouvrage et du projet jusqu’à son attribution, la gestion des marchés passés au nom et
pour le compte du maître d’ouvrage ou de l’autorité contractante, l’autorisation des paiements aux
titulaires des marchés, la réception de l’ouvrage ou du projet.
La convention de maîtrise d’ouvrage déléguée doit également prévoir les modalités de contrôle
technique, financier et comptable exercé par le maître d’ouvrage aux différentes phases de l’opération.
On peut citer comme maîtres d’ouvrage délégués, les structures suivantes:
- pour les travaux d’infrastructures relatifs à la santé, la Direction des Infrastructures, des Equipements et de la Maintenance (DIEM);
- pour les travaux relatifs à l’Hydraulique, la Direction de l’Hydraulique Humaine (DHH) et l’Office National de l’Eau Potable (ONEP);
- pour les travaux de routes, l’Agence de Gestion des Routes (AGEROUTE);
- pour les travaux de construction de bâtiments, la Direction de la Construction et de la Maintenance (DCM).
2.2.6 Maître d’œuvre
C’est la personne morale de droit public ou de droit privé, constituée le plus souvent en bureau d’études, chargée par le maître d’ouvrage d’apporter des réponses notamment architecturales,
techniques et économiques à la réalisation d’un ouvrage ou d’un projet.
Le maître d’œuvre assiste le maître d’ouvrage dans la passation des marchés, assure la direction et le
contrôle de l’exécution des travaux. Il est lié au maître d’ouvrage par un contrat de maîtrise d’œuvre qui est passé selon la procédure applicable aux marchés de prestations intellectuelles.
Le contrat de maîtrise d’œuvre porte sur tout ou partie des éléments suivants : les études d’esquisses,
les études de projets, l’assistance au maître d’ouvrage pour la passation de contrats de travaux, la
direction et le contrôle de l’exécution des travaux, l’ordonnancement, le pilotage et la coordination du
ou des chantiers, l’assistance au maître d’ouvrage lors des opérations de réception et pendant la période de garantie de parfait achèvement des travaux.
Les différents maîtres d’œuvre publics sont entre autres:
- pour les travaux de bâtiment, le Bureau National d’Etudes Techniques et de Développement
(BNETD) et la Direction de la Construction et de la Maintenance (DCM);
- pour les travaux de routes, le BNETD et l’Agence de Gestion des Routes (AGEROUTE);
- pour les travaux d’électrification, Société des Energies de Côte d’Ivoire (CI-Energies);
- pour les fournitures et prestations informatiques y compris les travaux connexes, la Société Nationale de Développement Informatique (SNDI) et le BNETD.
2.2.7 Cellule de passation des marchés publics (CPMP)
Il s’agit d’un organe de coordination créé dans le cadre de la déconcentration de la fonction marchés
publics au niveau de chaque ministère ou entité assujettie au Code des marchés publics. La cellule de
passation des marchés publics est chargée de préparer et de veiller à la qualité et à la régularité des
dossiers de passation des marchés ainsi qu’au bon fonctionnement des Commissions d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO).
La mission de coordination de la CPMP consiste à:
- assister les administrateurs de crédits dans les activités de planification ou de programmation des opérations de passation de marchés publics;
- assurer la présidence de la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres;
- examiner les projets de marché avant approbation;
- suivre l’exécution des marchés.
La Cellule de passation des marchés publics est également chargée de gérer le Système Intégré de
Gestion des Marchés Publics (SIGMAP), afin d’assurer la traçabilité des opérations.
Ces mêmes missions doivent être organisées au sein des Collectivités décentralisées et des autres
démembrements de l’Etat, à travers leurs structures financières ou l’organe de gestion compétent.
2.2.8 Signataires du marché
2.2.8.1 Règles générales
Après sa mise au point, le marché est signé par l'attributaire ou par son représentant légal, ou dans le
cas d'un groupement d'attributaires, cotraitants, par leur mandataire. Il est ensuite signé par l'autorité contractante. Les marchés sont signés en autant d'originaux que de besoin, généralement en douze (12) exemplaires minimum.
Le pouvoir de signer un marché public appartient à l’autorité qui a le titre requis pour représenter la
personne morale pour le compte de laquelle le marché est conclu. Ce pouvoir peut être délégué dans
les conditions fixées par les textes d’application du Code des marchés publics.
2.2.8.2 Règles particulières
Pour ce qui concerne les marchés de l’Etat, les ministres techniques, à l’échelon central ont le pouvoir
de signature, lorsque le marché est d’un montant supérieur au seuil du contrôle de validation de la
Direction des Marchés Publics.
En dessous de ce seuil, la signature du ministre technique doit être déléguée aux administrateurs de
crédits délégués du ministère, conformément à la réglementation applicable.
Pour ce qui concerne les services extérieurs de l’Etat, y compris les projets gérés en région, le gestionnaire de crédits du service acheteur a pouvoir de signature, quel que soit le seuil.
Pour ce qui concerne les établissements publics, les marchés sont signés par le directeur quel que soit le montant.
Pour ce qui concerne les sociétés d’Etat et autres personnes morales privées assujetties au Code des
marchés publics, les marchés sont signés par les directeurs généraux ou organes habilités à les
représenter.
Cette signature est requise avant l’approbation.
2.2.9 Autorité approbatrice/ Organe approbateur
L’approbation est un acte obligatoire par lequel une autorité approbatrice ou un organe approbateur
engage l’Etat pour les marchés qu’il passe. Il s’agit d’une formalité substantielle en l’absence de laquelle le marché est nul. Elle est matérialisée par la signature du marché par l’autorité approbatrice ou par un acte émanant de l’organe approbateur.
2.2.9.1 Autorités approbatrices
Conformément aux dispositions de l’article 47 du Code des marchés publics sont des autorités
approbatrices, le Ministre en charge des marchés publics, le Ministre de tutelle de l’autorité contractante ainsi que le Préfet du département concerné pour les marchés passés en région. Chacune de ces autorités peut déléguer son pouvoir en matière d’approbation dans les conditions qu’elle fixe par arrêté.
Le Ministre en charge des marchés publics approuve tous les marchés de l’Etat ou des établissements
publics nationaux à l’échelon central d’un montant supérieur ou égal au seuil de validation de la
structure administrative chargée des marchés publics. L’arrêté N⁰ 200/MEF/DGBF/DMP du 21 avril
2010 fixe ce seuil à cent millions (100 000 000) de francs CFA.
Le Ministre de tutelle de l’autorité contractante approuve les marchés des services centraux ou des
établissements publics nationaux à l’échelon central dont le montant est inférieur au seuil de validation de la structure chargée des marchés publics.
Le Préfet du département concerné approuve tous les marchés des services extérieurs des administrations centrales ainsi que ceux des Etablissements publics nationaux et des projets situés en région.
2.2.9.2 Organes approbateurs
Pour les marchés passés par les Sociétés d’Etat, les Sociétés à Participation Financière Publique
Majoritaire (SPFPM), les personnes de droit privé agissant pour le compte de l’Etat ou d’une personne
morale de droit public ou d’une société d’Etat et les personnes de droit privé bénéficiant du concours
financier ou de la garantie de l’Etat ou d’une personne morale de droit public ou d’une société d’Etat,
l’organe approbateur est le Conseil d’administration quel que soit le montant.
Pour les marchés publics passés par les Collectivités locales, on distingue deux types d’organes
approbateurs des marchés publics : le Conseil de la collectivité et le bureau exécutif de la collectivité.
Le Conseil de la collectivité approuve par délibération les marchés d’un montant supérieur ou égal au
seuil de validation de la structure administrative chargée des marchés publics. Le Conseil de la
collectivité est pour le District, le Conseil du District, pour la Région, le Conseil régional et pour la
Commune, le Conseil municipal.
Le Bureau exécutif de la collectivité approuve par avis les marchés dont le montant est inférieur au
seuil de validation de la structure administrative chargée des marchés publics. Le Bureau exécutif de la Collectivité est pour le District, le Bureau du District, pour la Région, le Bureau du Conseil et pour la
Commune, la municipalité.
La signature et l’approbation des marchés publics ne peuvent être le fait de la même autorité, quelle
que soit la personne morale publique ou privée en cause.
2.2.10 Commissions d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO)
C’est l’organe collégial de gestion des opérations en matière d’ouverture de plis, d’évaluation des offres et de désignation du ou des attributaires du marché.
2.2.10.1 Composition de la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres
La composition de la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres est déterminée par le Code des marchés publics. Sur cette base, chaque Dossier d’Appels d’Offres (DAO) doit donner la
composition précise de cette Commission.
• si l’autorité contractante est une administration centrale de l’Etat, un service à compétence nationale de l’Etat ou un établissement public ou un projet localisé ou opérant en central, la Commission est composée de la façon suivante:
• si l’autorité contractante est une société d’Etat, une Société à Participation Financière Publique
Majoritaire (SPFPM), une personne de droit privé agissant pour le compte de l’Etat ou d’une personne morale de droit public ou d’une société d’Etat, une personne de droit privé bénéficiant du concours financier ou de la garantie de l’Etat ou d’une personne morale de droit public ou d’une société d’Etat, la Commission visée est composée comme suit:
• pour les collectivités territoriales et les associations, sociétés, organismes divers rattachés à ces
collectivités, la Commission décentralisée d’ouverture des plis et de jugement des offres est composée des membres suivants:
(*) Pour toutes ces Commissions d’ouverture et de jugement des offres, lorsqu’il existe un maître
d’œuvre, celui-ci assure d’office les fonctions de rapporteur.
2.2.10.2 Principes et règles de fonctionnement de la Commission
Les membres de la Commission exercent leur mission en toute probité et indépendance. Ils doivent
s’abstenir de participer aux séances de la Commission lorsque celle-ci statue sur les offres déposées
par des entreprises soumissionnaires dans lesquelles ils ont des intérêts. Le non-respect de cette règle d’interdiction d’intérêt peut conduire à la nullité des délibérations de la Commission.
La Commission fonctionne selon des règles de quorum fixées par le Code des marchés publics. En
principe, la Commission ne peut valablement siéger que si tous ses membres sont présents.
Toutefois, la Commission peut valablement siéger à la demande de la majorité des membres présents avec voix délibérative en présence d’au moins trois membres dont l’autorité contractante.
2.2.10.3 Déroulement des séances et décisions de la Commission
Les membres de la Commission, à l’exception du maître d’œuvre, s’il existe, participent aux séances
de celle-ci avec voix délibérative. Les débats de la Commission sont secrets et ce secret s’impose à tous ceux qui participent à la réunion.
Les décisions de la Commission sont encadrées; elles doivent être prises conformément aux dispositions du dossier d’appel d’offres et dans le respect de la réglementation en vigueur. Elles ne peuvent pas avoir pour effet de déroger à l’un des principes fondamentaux des marchés publics. Enfin, tout membre ayant participé aux séances peut émettre des réserves dans le procès-verbal de jugement et tout membre de la Commission peut exercer les recours prévus aux articles 166 et 169 du Code des marchés publics, sur la base de ces réserves.
2.2.10.4 Commission spéciale pour la gestion des opérations spécifiques
En lieu et place de la Commission prévue au point 2.2.9 ci-dessus, il peut être créé conformément à
l’article 43.5 du Code, une Commission spéciale pour la gestion des opérations spécifiques. Dans ce cas, la création de cette Commission est subordonnée à l’avis préalable de la structure administrative chargée des marchés publics.
2.2.11. Organes de recours
Ce sont:
- la Commission Administrative de Conciliation;
- l’Autorité Nationale de Régulation des Marchés Publics.
2.2.11.1 Commission Administrative de Conciliation (CAC)
La Commission Administrative de Conciliation est un organe consultatif qui tranche les litiges internes
à l’Administration. Elle reçoit les plaintes, les instruit et rend un avis sur la régularité de la décision
contestée. Cet avis est soumis à l’homologation du Ministre chargé des marchés publics.
• la composition de cette Commission est la suivante :
2.2.11.2 Autorité Nationale de Régulation des Marchés Publics (ANRMP)
Il s’agit d’un Organe Spécial Indépendant (OSI), rattaché à la Présidence de la République. L’Autorité
Nationale de Régulation des Marchés Publics est chargée conformément à l’article 15 du Code des
marchés publics:
- d’assurer l’application et le respect des principes généraux régissant les marchés publics;
- de faire former les acteurs dans les domaines des marchés publics;
- de surveiller et veiller à la bonne marche des marchés publics;
- de conduire des audits sur les marchés publics;
- de régler les différends et litiges impliquant au moins une partie privée.
C’est un organe tripartite de douze membres représentant l’Administration publique, le secteur privé et la société civile. Il se présente comme suit :
L’Autorité Nationale de Régulation des Marchés Publics comprend trois cellules spécialisées:
- la Cellule Etude et Définition des Politiques ;
- la Cellule Recours et Sanction ;
- la Cellule Audits Indépendants.
N.B : il importe de préciser que les fonctions de membre de la Commission Administrative de
Conciliation et de l’Autorité Nationale de Régulation des Marchés Publics sont incompatibles avec
celles de membre des Commissions d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres.
2.2.12 Organes de contrôle
Il s’agit des structures administratives ou juridictionnelles responsables du contrôle de la régularité de la passation de marchés publics ou du contrôle de gestion des entités administratives soumises au
respect des procédures de passation de marchés publics. L’exercice de cette mission de contrôle relève, selon le cas, des compétences des structures ou institutions, ci-après:
• la Direction du Contrôle Financier : elle est chargée de contrôler la légalité et la régularité des dépenses publiques. Elle effectue au niveau central ou local, le contrôle administratif a priori des dépenses du budget général et des comptes spéciaux du Trésor;
• la Direction du Contrôle Budgétaire: elle effectue au niveau des Etablissements Publics Nationaux (EPN), le contrôle administratif du budget notamment, la légalité et la régularité des recettes et des dépenses publiques;
• la Direction des Marchés Publics: elle intervient pour le contrôle procédural, a priori et a posteriori de la passation de marchés publics;
• la cellule de Revue des Dépenses Publiques: elle est chargée d’effectuer toute évaluation a posteriori sur l’exécution des dépenses par les services de l’Etat, les Etablissements Publics Nationaux et les Collectivités territoriales;
• l’Inspection Générale des Finances intervient au titre de l’audit et du contrôle de gestion des Administrations publiques;
• l’Inspection Générale d’Etat intervient au titre de l’audit et du contrôle général de l’Administration publique;
• la chambre des comptes de la cour suprême intervient au titre du contrôle de gestion et du jugement des comptes. Les contrôles peuvent s’exercer sous la forme:
- de contrôle a priori, concomitant et a posteriori;
- de contrôle de gestion et de jugement des comptes;
- de revue des dépenses;
- d’audit ponctuel;
- d’audit comptable.
2.2.13 Comptables assignataires
Ils sont chargés de la prise en charge des mandats ordonnancés et du paiement de la dépense. Il s’agit notamment:
- du Trésorier Payeur Général (TPG);
- de l’Agent Comptable de la Dette Publique (ACDP);
- des Trésoriers généraux;
- des Trésoriers principaux;
- des Payeurs des Districts et Conseils régionaux;
- des Agents Comptables auprès des EPN.
2.2.14 Candidat
2.2.14.1 Définition du candidat
C’est une personne physique ou morale de droit public ou de droit privé qui manifeste un intérêt à
participer aux procédures de passation de marchés publics et des conventions de délégation de services publics et qui répond aux appels d’offres qui sont lancés par les autorités contractantes ou par les autorités délégantes.
Pour participer à une procédure de passation de marchés publics ou de convention de délégation de
service public, le candidat doit posséder des capacités administratives, techniques et financières
nécessaires à l’exécution du marché ou de la convention de délégation de service public.
Ces capacités sont définies par les autorités contractantes ou délégantes dans le respect des principes fondamentaux qui gouvernent le système des marchés publics.
2.2.14.2 Justification des capacités du candidat
Il appartient à l’autorité contractante d’exiger, au moment du lancement de l’appel d’offres, de tout
candidat qui souhaite y participer, la production de documents et pièces qui permettent d’apprécier sa capacité technique, sa solvabilité, la régularité de sa situation fiscale et sociale ainsi que les pouvoirs des personnes habilitées à l’engager et à passer des marchés avec l’autorité contractante.
Ces documents doivent comprendre, le cas échéant, la description des moyens matériels et humains,
les déclarations financières portant sur le chiffre d’affaires, les comptes de résultats et des travaux de
financement, les références techniques, etc.
L’inexactitude des mentions relatives aux capacités administratives, techniques et financières ainsi que le vice de faux qui entache certains documents produits par le candidat sont sanctionnés par le rejet de l’offre, sans préjudice des sanctions prévues par la réglementation en vigueur.
2.2.14.3 Restrictions imposées au candidat
En dépit du principe du libre accès à la commande publique, ne sont pas admises à participer aux
procédures de passation de marchés publics et de convention de délégation de service public:
-les entreprises dans lesquelles des membres de l’autorité contractante, de la structure
administrative chargée des marchés publics, de la cellule de passation des marchés ou les membres de la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre possèdent des intérêts financiers ou personnels de nature à compromettre la transparence des procédures de passation de marchés publics;
-les entreprises affiliées aux consultants qui ont contribué à préparer tout ou partie des dossiers
d’appel d’offres ou de consultation;
-les personnes physiques ou morales soumises à une procédure collective d’apurement du passif
(redressement judiciaire, liquidation des biens) ou à une procédure assimilée, ou qui sont en état de faillite personnelle ou en cessation d’activité;
-les personnes physiques ou morales qui auront été reconnues coupables d’infraction à la réglementation des marchés publics ou qui auront été exclues des procédures de passation de
marchés publics par une décision de justice devenue définitive ou par une décision émanant d’une autorité administrative compétente;
-les personnes physiques ou morales qui sont sous la sanction d’une résiliation du marché pour faute.
Les restrictions visées ci-dessus s’appliquent également aux cotraitants et aux sous-traitants.
2.2.15 Soumissionnaire
Le soumissionnaire est le candidat qui peut faire la preuve du dépôt de son offre et de sa réception par la structure désignée dans les Données Particulières d’Appel d’Offres (DPAO).
2.2.16 Attributaire
L’attributaire est celui des soumissionnaires dont l’offre a été retenue. L’attributaire d’un marché public est désigné, sous réserve des dispositions pertinentes du Code relatives à l’attribution provisoire et à l’attribution définitive, à l’issue des opérations d’ouverture et de jugement des offres, par la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres. Il n’y a aucun attributaire avant ces
opérations et en dehors de cette procédure, sauf en ce qui concerne les marchés de gré à gré qui font
l’objet d’une attribution directe. L’attributaire ne peut jouir de ses droits qu’à compter de la notification de l’attribution.
2.2.17 Titulaire
Le titulaire est la personne physique ou morale attributaire dont le marché conclu et signé avec
l’autorité contractante conformément au Code des marchés publics a été approuvé par l’autorité ou
l’organe compétents.
2.2.18 Cotraitant
On parle de cotraitance lorsque deux ou plusieurs personnes physiques ou morales présentent
collectivement une candidature ou une offre dans le cadre d’une procédure d’appel d’offres.
Selon le Code, la cotraitance peut se présenter sous formes de groupement solidaire ou de groupement conjoint.
2.2.18.1 Cotraitance sous forme de groupement solidaire
La cotraitance sous forme de groupement solidaire signifie que deux ou plusieurs entreprises ont
présenté une offre commune et que chaque entreprise membre du groupement est engagée pour la
totalité du marché, que celui- ci soit divisé en lots ou en tranches. Dans un tel groupement, il doit être
désigné un mandataire chargé de représenter les membres de ce groupement vis-à-vis de l’autorité
contractante et d’assurer la coordination des prestations des membres du groupement.
La rémunération dans le cadre de cette cotraitance solidaire se fait sur un compte unique sauf stipulation contraire dans le marché.
2.2.18.2 Cotraitance sous forme de groupement conjoint
La cotraitance sous forme de groupement conjoint signifie que deux ou plusieurs entreprises ont
présenté une offre commune pour un marché divisé en lots ou en tranches mais que chaque entreprise membre du groupement s’engage à exécuter le lot ou les lots, la ou les tranches qui lui sont attribués.
Dans un tel groupement, il doit être désigné un mandataire chargé de représenter les membres de ce
groupement vis-à-vis de l’autorité contractante et d’assurer la coordination des prestations des membres du groupement.
Le mandataire ainsi désigné pour l’exécution du marché est solidaire de chacun des membres du
groupement conjoint pour ses obligations contractuelles à l’égard de l’autorité contractante.
La rémunération dans le cadre de cette cotraitance conjointe peut faire l’objet d’un paiement séparé
sauf stipulation contraire prévue au marché.
2.2.19 Sous-traitant
2.2.19.1 Principe de la sous-traitance
Les sous-traitants sont des personnes physiques ou morales qui concluent un contrat de sous-traitance avec le titulaire d’un marché afin d’exécuter certaines parties dudit marché.
Selon le Code des marchés publics, le titulaire d’un marché ne peut sous- traiter à des tiers plus de 40% du montant des travaux, fournitures ou services, objet du marché y compris ses avenants éventuels. Si ce seuil est dépassé, le titulaire encourt les sanctions prévues à l’article 186 (établissement d’une régie avec possibilité de résiliation du marché, confiscation de caution versée à titre d’indemnisation, exclusion temporaire ou définitive des marchés publics). Dans tous les cas, le titulaire qui veut sous-traiter une partie des prestations du marché doit en faire la demande à l’autorité contractante.
2.2.19.2 Demande de sous-traitance intervenant au moment de la constitution de l’offre
Dans une telle hypothèse, le candidat doit fournir à l’autorité contractante une déclaration mentionnant : la nature des prestations, l’objet de la sous- traitance, l’identification du sous-traitant, sa qualification professionnelle et ses références techniques, le montant prévisionnel des sommes à payer au soustraitant, les modalités de règlement de ces sommes y compris le cas échéant le paiement direct au soustraitant si le montant sous-traité équivaut à au moins 10% du montant du marché et de ses avenants éventuels.
La demande faite par le titulaire doit être agréée par l’autorité contractante.
2.2.19.3 Demande de sous-traitance intervenant après approbation du marché
Le titulaire d’un marché peut sous-traiter une partie de celui-ci à condition d’avoir obtenu au préalable de l’autorité contractante, du maître d’ouvrage délégué ou du maître d’œuvre s’il existe, l’acceptation du sous-traitant et les conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance. Cette acceptation et cet agrément venant à la suite d’une demande faite par le titulaire, doivent être donnés dans le respect des modalités définies dans les cahiers des charges.
2.3. Description de la procédure d’appel d’offres restreint
Les étapes de cette procédure sont les suivantes:
•demande d’autorisation de recourir à l’appel d’offres restreint;
•instruction de la demande et décision d’autorisation;
•invitation à soumissionner;
•préparation des offres;
•réception et ouverture des offres;
•analyse des offres;
•jugement des offres;
•information de l’attribution aux soumissionnaires;
•signature et approbation du projet de marché;
•notification du marché au titulaire.
2.3.1 Recours à la procédure de l’appel d’offres restreint
2.3.1.1 Objet de l’étape
Il s’agit de préciser dans quelles conditions une requête est élaborée et introduite par l’autorité
contractante auprès du Ministre en charge des marchés publics aux fins d’autoriser le recours à la
procédure d’appel d’offres restreint.
2.3.1.2 Généralités – Cadre d’application
L’élaboration de la requête doit prendre en compte les exigences prévues dans les dispositions du Code des marchés publics. La requête comprend les éléments suivants:
-la justification de la demande d’autorisation;
-la constitution de la liste restreinte;
• La justification de la demande d’autorisation.
Le recours à cette procédure doit être spécialement justifié en apportant la preuve de l’un au moins des motifs suivants:
- travaux, fournitures ou services requérant une technicité spécialisée;
- travaux, fournitures ou services requérant une technique particulière;
- travaux, fournitures ou services auxquels un nombre réduit de candidats sont capables de répondre.
A cet effet, le DAO et en particulier le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) doivent être joints à la requête pour permettre d’apprécier les justes motifs.
• La constitution de la liste restreinte
L'autorité contractante joint une liste des candidats pressentis. Cette liste peut prendre en compte, soit la liste catégorisée d’entreprises établie par la structure administrative chargée des marchés publics, soit la liste interne propre à l’autorité contractante.
La liste doit prendre en compte les exigences de technicité ou de spécialité prouvées par des références ou le registre de commerce des entreprises proposées en la matière.
Cette liste doit comprendre au moins cinq (5) candidats. Toutefois en fonction des circonstances, le
Ministre en charge des marchés publics peut autoriser un nombre de candidats inférieur à cinq (5) mais sans être en deçà de trois (3).
En tout état de cause, cette liste peut être modifiée sur décision du Ministre en charge des marchés
publics.
2.3.1.3 Principaux intervenants
Les principaux intervenants au stade de la demande de recours à la procédure d’appel d’offres restreint sont:
• l'autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre;
• la structure administrative chargée des marchés publics.
2.3.1.4 Description de l’étape
Intervenants
2.3.2 Instruction de la demande et décision d’autorisation
2.3.2 .1 Objet de l’étape
Il s’agit d’apprécier la régularité et l’opportunité du recours à cette procédure sur la base des justificatifs techniques produits et de prendre la décision appropriée.
2.3.2 .2 Généralités – Cadre d’application
• Avis de la DMP
La Direction des Marchés Publics instruit la requête, et propose un avis obligatoire motivé à l’appréciation du Ministre en charge des marchés publics.
• Décision du Ministre en charge des marchés publics ou de son délégué
Sur la base de l’avis de la Direction des Marchés Publics, le Ministre en charge des marchés publics
prend une décision d’autorisation de la procédure ou de rejet de celle-ci. La décision de rejet doit
comporter des indications permettant à la DMP ou à l’autorité contractante de prendre les dispositions qui s’imposent.
2.3.2.3. Principaux intervenants
Les principaux intervenants au stade de l’instruction de la requête sont:
• le Ministre en charge des marchés publics ;
• l'autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre ;
• la structure administrative chargée des marchés publics (DMP).
2.3.2.4 Description de l’étape
Intervenants
2.3.3 Information des candidats
2.3.3.1 Objet de l’étape
Cette étape vise à s’assurer que les candidats ont été dûment informés et disposent du même délai pour la préparation de leurs offres.
2.3.3.2 Généralités – Cadre d’application
• Transmission de la lettre d’invitation
L’autorité contractante transmet, à tous les candidats retenus, une lettre d’invitation à présenter une
offre. Cette lettre doit être accompagnée du dossier d’appel à la concurrence ainsi que, le cas échéant,
des documents complémentaires.
La lettre d’invitation doit comporter au moins les renseignements suivants:
-l’adresse du service auprès duquel le dossier d’appel à la concurrence et les documents complémentaires peuvent être retirés, le cas échéant;
-la date limite de réception des offres et l’adresse à laquelle elles doivent être transmises;
-l’indication détaillée des documents à joindre pour justifier des capacités à soumissionner.
2.3.3.3 Principaux intervenants
• l'autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre
• les candidats retenus
2.3.3.4 Description de l’étape
2.3.4 Préparation des offres
2.3.4.1 Objet de l’étape
Cette étape est relative à la préparation des offres et à leur présentation aux services et personnes
indiqués dans la lettre d’invitation à soumissionner.
2.3.4.2 Généralités – Cadre d’application
• Retrait du dossier d’appel d’offres (DAO)
La lettre d’invitation à soumissionner doit comporter un certain nombre d’informations parmi lesquelles le ou les lieux où il peut être pris connaissance du dossier d’appel d’offres, ainsi que ses
modalités d'obtention.
• Clarification / modification
L'autorité contractante peut décider de modifier certaines dispositions du dossier d'appel d’offres ou les délais de dépôt des candidatures. Toutefois, les conditions suivantes doivent être respectées:
a) les modifications apportées doivent être portées à la connaissance de tous les candidats retenus sur
la liste restreinte;
b) les soumissionnaires doivent disposer d'au moins dix (10) jours pour remettre leur offre. Si la modification est intervenue moins de dix (10) jours avant la date limite de remise des offres, cette date doit être repoussée d'une durée permettant de laisser au moins un délai de dix (10) jours aux soumissionnaires pour déposer leurs offres. Le report doit être notifié dans les mêmes conditions que précédemment.
En cas de modification des conditions de participation contenues dans le dossier d’appel d’offres ou de modification de la date limite de dépôt des offres, les candidats qui ont déjà remis leurs offres peuvent se retirer de la compétition, ou modifier leurs offres en ajoutant des compléments ou en remplaçant l'offre initiale par une nouvelle offre.
Les éléments de réponse ne doivent pas porter mention du candidat qui est à l’origine des modifications. Ces éléments de réponse, objet d’un additif, sont diffusés auprès de tous les candidats
qui ont retiré le dossier. Des copies doivent être également jointes au dossier mis à la disposition de
nouveaux candidats.
• Présentation des offres
Chaque offre doit être présentée dans trois enveloppes dont deux (2) sont placées à l'intérieur de la
principale. L'une des enveloppes intérieures contient l'offre technique et l'autre contient l'offre financière. Chacune de ces deux (2) enveloppes porte le nom du soumissionnaire et la mention de son contenu.
L'enveloppe extérieure dans laquelle sont placées les deux (2) autres, est anonyme. Elle doit permettre de dissimuler l'identité du soumissionnaire. L'ensemble des éléments de l'offre doit rester anonyme jusqu'à la séance d'ouverture afin que soit respecté les principes de transparence, d'égalité des chances et de traitement entre les soumissionnaires.
• Délai et lieu de dépôt des offres
Chaque soumissionnaire doit respecter la date et l'heure limite de dépôt des offres ainsi que le lieu
prescrit par les Données Particulier de l'Appel d'Offres (DPAO). L'autorité qui reçoit l'offre en délivre un récépissé qui fera la preuve de la date et de l'heure du dépôt entre ses mains.
En cas d'impossibilité de recevoir les offres à la date et à l'heure indiquées, le délai doit être reporté d'au moins un jour. Ce report doit être affiché dans les lieux du dépôt.
Le jour de l’ouverture, les offres sont recevables au lieu indiqué, à la date et jusqu’à l’heure limite de
dépôt des offres.
• Annulation de l'appel à la concurrence
L'autorité contractante peut à tout moment, avant l’ouverture des plis, faire une demande motivée
d'annulation de l'appel à la concurrence au Ministre en charge des marchés publics ou à ses services
compétents.
La décision d'annulation est prise par le Ministre en charge des marchés publics ou son délégué.
2.3.4.3 Principaux intervenants
•les candidats
•l’autorité contractante / le Maître d’ouvrage / le Maître d’ouvrage délégué / le Maître d’œuvre
•la Cellule de passation des marchés publics
•la Direction des Marchés Publics
2.3.4.4 Description de l’étape
2.3.5 Réception et ouverture des offres
2.3.5.1 Objet de l’étape
Cette étape couvre les actions de réception et d’ouverture des offres.
2.3.5.2 Généralités – Cadre d’application
• Réception des offres
Les plis des candidats, déposés auprès de l’autorité contractante, sont réceptionnés, contre émargement, jusqu’aux date, heure de dépôt des offres. A la date limite de réception, une liste des
entreprises candidates est dressée par l’autorité contractante.
• Nombre de plis exigé
Les plis contenant les offres des soumissionnaires en réponse à l’avis d’appel d’offres sont ouverts par la COJO convoquée par l’autorité contractante. Si aux date et heure limites de réception des offres, il n’a pas été reçu un minimum de trois (3) plis, la COJO restitue les offres éventuellement reçues aux candidats et ouvre un nouveau délai pour le dépôt des offres. Ce délai ne peut être inférieur à quinze jours.
L’autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre, s’il existe, porte alors ce
nouveau délai à la connaissance des candidats présélectionnés au moyen d’une lettre avec accusé de
réception. A l’issue de ce nouveau délai, la Commission peut procéder aux opérations de dépouillement, même en présence d’un pli unique.
• Composition de la COJO
La composition des différentes Commissions est présentée au paragraphe 2.2.10 du fascicule n°2
relatif à la procédure de l’appel d’offres ouvert.
• Mandat et quorum
Les membres de la Commission, intervenant en qualité de représentant, doivent être dûment mandatés par les autorités qu'ils représentent.
Le président de la Commission vérifie la validité des mandats. Les membres de la Commission ne
peuvent valablement délibérer que s'ils ont été désignés conformément à l’article 44 du Code des
marchés publics relatif aux principes et règles de fonctionnement de la COJO.
Le quorum est égal à la totalité des membres de la Commission tel qu’énuméré dans les DPAO et le DAO en application des dispositions du Code relatives à la Commission d’Ouverture des Plis et de
Jugement des Offres.
Cependant, la Commission peut valablement siéger à la demande de la majorité des membres présents avec voix délibérative, en présence d’au moins trois (3) membres, dont l’autorité contractante.
Si ce quorum n’est pas atteint, la séance est reportée à une date déterminée d’un commun accord. Cette séance doit se tenir dans un délai ne dépassant pas les huit (8) jours qui suivent la date d’ouverture des plis. La Commission est valablement réunie à cette deuxième séance avec la présence d’au moins deux (2) membres, dont nécessairement l’autorité contractante.
Le quorum doit être atteint pour toutes les séances de la COJO. Les membres à voix consultative ne sont pas inclus dans le calcul du quorum. Leur absence, s’ils ont été également convoqués, n’empêche en aucune façon la tenue de la Commission.
• Décisions de la commission
La décision de rejeter une offre lors de l'ouverture des plis ou la décision d'attribution est prise
conformément aux dispositions du dossier d’appel d’offres et en conformité avec les dispositions
réglementaires en vigueur.
Lorsque dans des cas particuliers, il n’est pas possible d’attribuer le marché en application stricte des
critères des DPAO, la Commission décide par consensus. Dans ces cas, cette décision est soumise à
l’avis préalable de la Direction des Marchés Publics.
• Opérations d’ouverture des offres
Après la date et l’heure limites fixées pour le dépôt des offres, seuls sont ouverts les plis reçus dans les conditions définies aux articles 48 et 49 du Code des marchés publics, en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants.
L’application des conditions de participation aux marchés publics fixées aux articles 48 et 49 ci-dessus
ne peut conduire au rejet d’une offre lors des opérations d’ouverture des plis.
Seule l’analyse technique de l’offre pourra éventuellement conduire à un rejet ultérieurement.
Toutefois, les offres déposées hors délai donnent lieu au rejet à la séance d’ouverture.
1. Lors de la séance d’ouverture des plis, la Commission réalise les opérations suivantes:
- désignation d’un rapporteur (le rapporteur est l’autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le Maître d’œuvre de l’opération, s’il existe, ou un comité ad hoc mis en place par la Commission);
- ouverture des enveloppes extérieures;
- constatation de l’existence des deux enveloppes intérieures;
- ouverture des deux enveloppes intérieures;
- lecture à haute voix des pièces justificatives et des offres financières qui se trouvent à l’intérieur de chacune des enveloppes;
- paraphe des offres financières;
- établissement de la liste des soumissionnaires;
- fixation de la date limite à laquelle le rapporteur ou le comité ad hoc doit déposer son rapport.
L’ensemble de ces opérations doit être réalisé au cours d’une même séance qui ne peut pas être
interrompue.
2. Après l’ouverture des offres, les opérations suivantes sont effectuées:
- remise des originaux des offres au rapporteur seul qui en devient le dépositaire;
- conservation des cautions par l’autorité contractante ou ses représentants désignés;
- rédaction par la Commission du procès-verbal des opérations d’ouverture. Ce procès-verbal est signé par tous les membres de la COJO ayant voix délibérative et qui ont effectivement participé aux travaux de la Commission;
- transmission par l’autorité contractante d’une copie de chaque offre conforme à tout point de
vue à l’original à la DMP pour lui permettre d’assurer sa fonction de contrôle;
- renseignement du SIGMAP par l’autorité contractante.
2.3.5.3 Principaux intervenants
•la Cellule de Passation des Marchés Publics (CPMP)
•l’autorité contractante / le Maître d’ouvrage / le Maître d’ouvrage délégué / le Maître d’œuvre
•le Président de la COJO
•la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres
2.3.5.4 Description de l’étape
2.3.6 Analyse des offres
2.3.6.1 Objet de l’étape
Cette étape est relative à l’analyse et à l’évaluation des offres.
2.3.6.2 Généralités – Cadre d’application
Suite à l’examen des pièces justificatives, une analyse technique et financière est effectuée et un classement est arrêté. Pour affiner son analyse, le rapporteur peut demander des clarifications par écrit.
• Examen des pièces justificatives
En tout premier lieu, le rapporteur vérifie l’effectivité et la validité des pièces administratives, notamment l’attestation de la CNPS et celle des Impôts, ainsi que des autres pièces indiquées dans les
DPAO et le mentionne dans le rapport.
Il vérifie toutes les autres pièces entrant dans l’évaluation des capacités techniques et financières des
soumissionnaires.
Le cas échéant, il peut vérifier l’authenticité des documents produits auprès des sources. La COJO peut, si elle le juge opportun, procéder à la visite de sites et de matériels.
• Analyse technique
Elle consiste à vérifier si le soumissionnaire satisfait aux critères des DPAO pour les éléments techniques. Il s’agit entre autres des éléments portant sur:
- la conformité aux spécifications techniques;
- l’existence et la qualification des ressources humaines;
- l’existence du matériel;
- l’existence des références techniques;
- la consistance de la méthodologie proposée;
- le délai d’achèvement des travaux, de livraison des biens, ou de fourniture des services ;
- les caractéristiques fonctionnelles des travaux ou des biens ainsi que leur adaptation aux conditions locales;
- les garanties professionnelles et financières présentées par le soumissionnaire;
- Les conditions de garantie et de paiement des travaux, des biens et services.
• Analyse financière
Il s’agit pour le rapporteur d’analyser l’exhaustivité des postes de coûts et de s’assurer qu’il n’y a pas
d’erreurs arithmétiques dans les calculs.
Il doit procéder également aux ajustements financiers en application des règles prévues dans les DPAO et arrêter le montant définitif de la soumission en tenant compte des rabais éventuels.
Une variante dans une offre ne peut être prise en considération pour le classement des offres que si une telle faculté a été expressément mentionnée dans le dossier d'appel à la concurrence.
L’évaluation en termes monétaires consiste à prendre en compte aux fins du classement des offres
financières d’autres postes de charge générés par les équipements concernés dont les paramètres et les bases d’appréciation sont précisées dans les DPAO. Il s’agit notamment:
- du prix soumissionné éventuellement corrigé, sous réserve de toute marge de préférence;
- du coût de l’utilisation, de l’entretien et de la réparation de l’équipement ou de l’exploitation de l’ouvrage;
- de l’application, le cas échéant, de la marge de préférence en vue de déterminer le montant à prendre en compte pour le classement.
•Demande de clarification
Le rapporteur ne peut interroger les soumissionnaires que par écrit pour leur faire préciser ou compléter la teneur de leurs offres. Pour être analysées, les réponses écrites faites par les soumissionnaires ne peuvent modifier les éléments précédemment fournis se rapportant au prix ou
rendre conforme une offre non conforme.
Les informations demandées doivent simplement clarifier davantage ce qui est déjà déclaré et qui ne
peut être exploité efficacement en l’état.
Par exemple, une attestation de bonne exécution délivrée sans précision de quelques mentions utiles
pour la décision telles que le montant, la date de réalisation, la nature précise de prestations, peut faire l’objet de demande portant sur ces éléments.
En revanche, une simple liste de références produite ne peut remplacer une attestation de bonne
exécution lorsqu’elle est requise. Dans ce cas, la demande de l’attestation de bonne exécution en
complément de l’offre conduirait à une modification substantielle.
L’analyse des offres faite par le rapporteur doit se fonder sur une grille d’évaluation dont les critères
auront nécessairement été exposés, de manière précise et détaillée, dans les DPAO.
2.3.6.3 Principal intervenant
•le rapporteur de la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres.
2.3.7 Jugement des offres
2.3.7.1 Objet de l’étape
Cette étape concerne le processus de décision réunissant l’ensemble des membres de la Commission
d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO), pour statuer sur le rapport d’analyse et procéder à l’attribution.
2.3.7.2 Généralités – Cadre d’application
•Examen et validation du rapport d’analyse
La Commission examine le rapport d’analyse fourni par le rapporteur et le valide sur chaque point. Il
résulte de cet examen, le rapport adopté par la Commission après la prise en compte des amendements et remarques faits par la Commission.
•Attribution du marché
L’attribution est l’étape de décision de la séance de la COJO. Cette décision est fondée sur le contenu
du rapport d’analyse adopté par cette Commission et notamment, la qualification des candidats et le
classement des offres. La séance de jugement conduit aux décisions suivantes:
- attribution du ou des marché (s) aux candidats déclarés les mieux disants;
- choix des combinaisons économiquement les plus avantageuses pour l’acheteur en cas d’attribution de plusieurs lots;
- déclaration éventuelle de lots infructueux ou de l’appel d’offres infructueux.
•Classement
Le classement consiste pour les offres techniquement conformes ou qualifiées à établir un ordre allant
de l'offre la plus basse à la plus élevée.
Les montants pris en compte pour ce classement sont ceux qui résultent des offres financières
éventuellement corrigées ainsi que de l’application des rabais éventuels et de la marge de préférence.
•Rédaction du procès-verbal de jugement
La Commission dresse un procès-verbal qui arrête sa décision et qui est signé séance tenante.
Ce procès-verbal est un procès-verbal d’attribution définitive si le montant du marché attribué est
inférieur au seuil de validation de la DMP et supporté par une ligne dont la dotation est également
inférieure au seuil de validation de la DMP.
Ce procès-verbal est un procès-verbal d’attribution provisoire si:
• Le montant du marché attribué est inférieur au seuil de validation de la DMP alors que la ligne qui supporte la dépense est dotée d’un montant supérieur ou égal au seuil de validation de la DMP;
• La dotation de la ligne budgétaire qui supporte la dépense est inférieure au seuil de validation de la DMP alors que le montant du marché attribué est supérieur ou égal au seuil de validation de la DMP;
• La dotation de la ligne budgétaire qui supporte la dépense et le montant du marché attribué sont supérieurs ou égaux au seuil de validation de la DMP.
Tout procès-verbal dressé à cette étape doit contenir les informations suivantes: le nom de(s)
soumissionnaire(s) retenu(s) ; les principales dispositions permettant l'établissement du ou des marchés, en particulier les prix, les délais et, le cas échéant, les variantes prises en compte. Il est notifié immédiatement à l'autorité contractante, le Maître d'ouvrage délégué ou le Maître d'œuvre le cas échéant.
2.3.7.3 Principaux intervenants
•la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO)
•le Président de la COJO
•le Rapporteur de la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres
•la Direction des Marchés Publics
•l’Autorité contractante / le Maître d’ouvrage / le Maître d’ouvrage délégué
2.3.7.4 Description de l’étape
NB: pour les commandes dont les montants sont inférieurs au seuil de validation du Ministre en charge des marchés publics l’attribution est définitive et l’autorité contractante doit conserver toutes les soumissions et la documentation relative à l’attribution, en vue du contrôle a posteriori de la Direction des Marchés Publics.
Pour les marchés dont les montants sont supérieurs au seuil de validation de la Direction des Marchés
Publics, la procédure se poursuit conformément aux dispositions décrites ci-dessous.
2.3.8 Validation des propositions d’attribution
2.3.8.1 Objet de l’étape
Cette étape concerne la validation par la Direction des Marchés Publics, au niveau central, ou par ses
Directions Régionales compétentes, des propositions d’attribution provisoire des appels d’offres dont
le montant égal ou excède le seuil de validation.
2.3.8.2 Généralités – Cadre d’application
La validation vise à faire une revue de la procédure d’attribution des marchés en vue de s’assurer de la régularité des opérations. Cette revue comprend les étapes suivantes:
•respect des date et heure d’ouverture;
•régularité de la constitution de la Commission (convocation, mandat, quorum);
•validité des pièces administratives et du cautionnement provisoire;
•exhaustivité du rapport au regard de toutes les étapes du processus d’évaluation:
- qualification administrative;
- conformité ou qualification technique;
- analyse et classement des offres financières.
•conformité de l’analyse et de l’évaluation des offres aux dispositions des DPAO;
•existence des procès-verbaux;
•cohérence des décisions avec l’évaluation corrigée;
•avis de la DMP;
A l’issue de l’examen, la Direction des Marchés Publics ou ses Directions Régionales prennent une
décision de validation ou de rejet motivée des propositions d’attribution. Cet avis est notifié à l’autorité
contractante en précisant le cas échéant, toutes les observations permettant à la Commission de
réexaminer le dossier.
• contentieux;
La COJO doit tenir compte de l’avis de la Direction Marchés des Publics et de ses observations et
remarques pour le réexamen le cas échéant des décisions d’attribution. En cas de désaccord entre la
COJO et la Direction des Marchés Publics, le contentieux ainsi constaté est porté devant la Commission Administrative de Conciliation par la partie la plus diligente. Dans tous les cas, l’autorité contractante ou la COJO ne peut ignorer l’avis de la Direction des Marchés Publics et ne peut engager la suite des procédures.
NB : dans le cadre des projets, l’autorité contractante transmet, le cas échéant, les propositions dûment validés par la Direction des marchés Publics aux bailleurs de fonds, avec les documents requis pour avis de non objection.
2.3.8.3 Principaux intervenants
• l’Autorité contractante
• la Direction des Marchés Publics
• la Commission d’Ouverture des plis et de Jugement des Offres (COJO)
2.3.8.4 Description de l’étape
2.3.9 Information de l’attribution aux soumissionnaires
2.3.9.1 Objet de l’étape
Cette étape vise à porter la décision de la Commission à la connaissance des soumissionnaires. La
disponibilité et l’accessibilité de l’information participent du respect du principe de la transparence.
2.3.9.2 Généralités – Cadre d’application
• Consultation des résultats
La décision d'attribution est publiée dans le Bulletin Officiel des Marchés Publics (BOMP) et par voie
d'affichage dans les locaux de l'autorité contractante. Le rapport d'analyse est tenu à la disposition des soumissionnaires par l’autorité contractante.
• Information des attributaires
Après la décision d’attribution définitive, l’affichage des résultats, et à l’expiration du délai de réaction de dix (10) jours accordés aux soumissionnaires, l’autorité contractante notifie la décision d’attribution
au soumissionnaire retenu. A l’occasion de cette notification, l’autorité contractante invite l’attributaire
à la signature du marché et à la production du cautionnement définitif en remplacement du cautionnement provisoire.
• Information des soumissionnaires non retenus
Après la décision d’attribution définitive, l’affichage des résultats, et à l’expiration du délai de réaction
de dix (10) jours accordés aux soumissionnaires, l’autorité contractante notifie aux soumissionnaires
non retenus le rejet de l’offre et les invite à retirer leur cautionnement provisoire.
2.3.9.3 Principaux intervenants
• l’autorité contractante / Maître d’ouvrage / Maître d’ouvrage délégué / Maître d’œuvre
• la Direction des Marchés Publics
• les soumissionnaires
2.3.9.4 Description de l’étape
2.3.10 Signature et approbation des marchés
2.3.10.1 Objet de l’étape
Cette étape consiste à formaliser l’engagement des parties à travers la signature du marché, et à accomplir la formalité d’approbation qui conditionne l’entrée en vigueur du marché.
2.3.10.2 Généralités et Cadre d’application
• Mise au point du projet de marché
L’autorité contractante / le Maître d’ouvrage, le Maître d’ouvrage délégué ou le Maître d'œuvre, s’il existe, après l’attribution définitive du marché, procède à la mise au point du projet de marché en vue
de sa signature. A cet effet, il complète le CCAP avec les données d’attribution contenues dans le procès-verbal de jugement.
Les données d’attribution comprennent le nom de l’attributaire, les renseignements utiles, le montant
de la soumission, le délai d’exécution, etc. Les pièces constitutives du marché telles qu’indiquées dans
les DPAO sont : le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP), le bordereau des prix unitaires, le Devis Quantitatif Estimatif (DQE) et l’acte d’engagement du candidat.
• Signature par les parties contractantes
Les parties au contrat disposent d’un délai de cinq (05) jours pour signer le marché à compter de la mise au point du projet de marché.
Le marché est d’abord signé par la personne habilitée à agir au nom et pour le compte de l'attributaire ou par son représentant légal. Les marchés sont signés en autant d'originaux que de besoin.
Le marché est ensuite signé par l’autorité contractante. Si les personnes compétentes pour signer le
marché sont les mêmes que celles qui doivent les approuver, celle-ci doivent déléguer leur signature à des subordonnés.
Au niveau central, si les ministres techniques restent compétents, ils doivent déléguer leur compétence à leurs chefs de département lorsque le montant du marché est en dessous du seuil de validation de la structure administrative chargée des marchés publics.
Les directeurs des EPN, les chefs des services extérieurs, les chefs des postes diplomatiques et consulaires, les directeurs généraux des sociétés d’Etat et personnes morales assimilées signent seuls, sous réserve de l’obligation de déléguer, quand l’approbation leur incombe.
• Réservation de crédits
Elle consiste à prendre un acte qui confirme la disponibilité des crédits, au titre de l’exercice budgétaire courant, à concurrence du montant du marché, en vue du paiement des prestations après leur exécution. La forme de l’acte ainsi que la qualité de son émetteur et de ses signataires dépendent de la nature juridique de l’autorité contractante.
• Préparation de l’approbation
La responsabilité de préparer le dossier d’approbation et de le transmettre à l’autorité compétente incombe à l’autorité contractante. Elle doit faire en sorte que la décision relative à l’approbation puisse intervenir dans le délai de validité de l’offre, et que le dossier comporte toutes les pièces requises pour identifier et justifier complètement le marché au plan juridique et administratif. Chaque exemplaire du marché doit porter une numérotation correspondant à la codification définie.
• Approbation du marché
L’approbation des marchés est donnée par l’autorité approbatrice qui, selon les cas, est une autorité
administrative ou un organe habilité, dans un délai de quinze (15) jours suivant la date de réception du dossier d’approbation.
Dans le cas d’une autorité, l’approbation est matérialisée par la signature de celle-ci, sur chaque exemplaire du marché.
Dans le cas d’un organe, il s’agit d’un acte de délibération ou de décision collégiale, joint à chaque
exemplaire du marché.
L’autorité compétente ou l’organe compétent pour l’approbation peut prendre une décision de refus
d’approbation. Dans ce cas, cette décision doit être accompagnée de recommandations qui permettent à l’autorité contractante de corriger le marché pour le rendre acceptable en vue de son approbation.
2.3.10.3 Principaux intervenants
•l’autorité contractante / le maître d’ouvrage délégué / le maître d’œuvre
•l’attributaire
•la Cellule de passation des marchés publics
•l‘autorité approbatrice
•la Direction des Marchés Publics
2.3.10.4 Description du cas où le montant du marché est inférieur au seuil de dépense fixé par
arrêté du ministre
2.3.10.6 Description de l’étape du cas où le montant du marché est supérieur au seuil de dépense fixé par arrêté du Ministre.
2.3.11 Notification de l’approbation à l’attributaire
2.3.11.1 Objet de l’étape
La notification du marché permet au titulaire d'avoir connaissance de la décision d'approbation. Il est
important que la notification se fasse de manière à constituer la preuve de la date de sa réception par le titulaire du marché.
2.3.11.2 Généralités et Cadre d’application
• Portée de la notification de l’approbation au titulaire
Conformément au Code des marchés publics, le marché entre en vigueur dès la notification de l’approbation au titulaire ou à une date ultérieure si le marché le prévoit.
• Forme de la notification de l’approbation au titulaire
Le marché est notifié par l’autorité contractante. A cet effet, elle transmet des exemplaires du marché
accompagné de l’acte de notification au titulaire, par lettre recommandée avec demande d’avis de
réception ou par remise contre émargement.
2.3.11.3 Principaux intervenants
• L’autorité contractante / le maître d’ouvrage délégué / le maître d’œuvre
• Le titulaire
2.3.11.4 Description de l’étape
Section II - Procédure de recours au marché de gré à gré
1 - Définition de la procédure du gré à gré
Un marché est dit de gré à gré lorsque l’autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre, s’il existe, engage les négociations appropriées et attribue ensuite le marché au candidat retenu.
L’autorité contractante ne peut recourir à la procédure de gré à gré qu’après y avoir été préalablement autorisée par le Ministre en charge des marchés publics.
2. Procédure de gré à gré
2.1. Objectif de la procédure de gré à gré
L’objectif est de rationaliser les achats publics dans tous les cas légaux où le principe de la libre concurrence ne peut être mise en œuvre.
Le recours à la procédure de gré à gré se justifie lorsque l’autorité contractante, le maître d’ouvrage
délégué ou le maître d’œuvre s’il existe, dans l’un des cas prévus par l’article 96 du Code des marchés
publics, engage les négociations ou consultations appropriées et attribue ensuite le marché au candidat qu’il a retenu. Cette procédure fait l’objet d’une attribution directe du marché à un attributaire.
Cette procédure dérogatoire doit être soumise à l’autorisation préalable du Ministre en charge des marchés publics ou de son délégué, dans le délai fixé par les textes d’application du Code des marchés publics.
Le Ministre en charge des marchés publics peut fixer, sur proposition éventuelle de l’autorité contractante, du maître d’ouvrage délégué ou du maître d’œuvre s’il existe, les conditions de négociations ou consultations appropriées.
Tout recours au gré à gré non autorisé par le Ministre en charge des marchés publics est irrégulier au
regard des dispositions du Code des marchés publics. Toute attribution faite sur cette base est nulle.
2.2. Présentation des acteurs de la procédure de gré à gré
Les acteurs qui interviennent dans la procédure d’appel d’offres restreint (voir Section 1 du fascicule)
interviennent mutatis mutandis dans la procédure de gré à gré.
2.3. Description de la procédure de gré à gré
2.3.1 Demande de recours à la procédure de gré à gré
2.3.1.1. Objet de l’étape
Il s’agit de préciser dans quelles conditions une requête est élaborée et introduite auprès du Ministre en charge des marchés publics pour demander l’autorisation de recourir au gré à gré.
2.3.1.2. Généralités – Cadre d’application
L’élaboration de la requête doit prendre en compte les exigences prévues dans les dispositions du Code des marchés publics. La requête doit prendre en compte les éléments suivants:
-la justification de la procédure;
-les informations sur l’attributaire pressenti.
Justification de la procédure
Le recours à cette procédure ne peut se faire que dans les trois (3) cas suivants :
- situation de monopole
Lorsque les besoins ne peuvent être satisfaits que par une prestation nécessitant l’emploi d’un brevet
d’invention, d’une licence ou de droits exclusifs détenus par un seul entrepreneur, un seul fournisseur
ou un seul prestataire.
La preuve du brevet d’invention, de la licence ou du droit exclusif doit être rapportée par la production d’un titre incontestable.
- contraintes ou exigences techniques
Il y’a contraintes ou exigences techniques lorsque:
les marchés ne peuvent être confiés qu’à un prestataire déterminé pour des raisons artistiques,
techniques, d’investissements préalables importants et de sécurité liée à l’intérêt supérieur de
l’Etat; le prestataire dispose d’une capacité technique propre et unique. De ce fait, les besoins ne
peuvent être satisfaits que par celui-ci.
La preuve des contraintes ou exigences techniques sera établie par la production du rapport d’expert
établissant la capacité technique, les investissements, les installations spéciales ou le savoir-faire du
prestataire.
- urgence impérieuse
Il y a urgence impérieuse en cas de circonstances imprévisibles ou de force majeure ne permettant pas de respecter les délais prévus dans les procédures d’appel d’offres et nécessitant une intervention immédiate.
Par conséquent, la rentrée des classes, la clôture budgétaire, l’organisation des examens et concours, ne sont pas des circonstances imprévisibles.
Par contre, les écoles décoiffées à la suite d’une intempérie, les menaces d’épidémies nécessitant
l’acquisition urgente de vaccins, constituent des urgences impérieuses.
La preuve de l’urgence impérieuse est établie par un rapport circonstancié, avec éventuellement des
photographies à l’appui.
2.3.1.3. Principaux intervenants
Les principaux intervenants à ce stade de la demande de la procédure de gré à gré sont:
• l’Autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre;
• la Direction des Marchés Publics.
2.3.1.4 Description de l’étape
2.3.2. Instruction de la demande et décision d’autorisation
2.3.2.1. Objet de l’étape
Il s’agit d’apprécier la régularité et l’opportunité du recours à cette procédure sur la base des justificatifs techniques produits et de prendre la décision appropriée.
2.3.2.2. Généralités – Cadre d’application
• Avis de la DMP
La Direction des Marchés Publics instruit la requête et émet un avis obligatoire motivé à l’appréciation
du Ministre en charge des marchés publics.
• Décision du Ministre en charge des marchés publics ou son délégué
Sur la base de l’avis de la Direction des Marchés Publics, le Ministre en charge des marchés publics prend une décision d’autorisation de la procédure ou de rejet de celle-ci. La décision de rejet doit
comporter des indications permettant à la DMP ou à l’autorité contractante de prendre les dispositions
qui s’imposent.
2.3.2.3. Principaux intervenants
Les principaux intervenants au stade de l’instruction de la demande de la procédure de gré à gré sont:
• le Ministre en charge des marchés publics;
• l’Autorité contractante, le maître d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre;
• la structure administrative chargée des marchés publics.
2.3.2.4 Description de l’étape
2.3.3. Signature et approbation des marchés
2.3.3.1. Objet de l’étape
Cette étape consiste à formaliser l’engagement des parties à travers la signature du marché et à accomplir la formalité d’approbation qui conditionne l’entrée en vigueur du marché.
2.3.3.2. Généralités et Cadre d’application
• Mise au point du projet de marché
L’autorité contractante, le Maître d’ouvrage délégué ou le Maître d’œuvre, s’il existe, après l’autorisation du gré à gré du Ministre qui équivaut à l’attribution définitive du marché, procède à la mise au point du projet de marché en vue de sa signature.
N.B : il convient de noter que l’autorisation de passer un marché de gré à gré délivré par le Ministre en charge des marchés publics ne constitue pas un acte d’approbation dudit marché. Elle ne peut donc être considérée comme un ordre de service de démarrage des travaux.
• Signature par les parties contractantes
Les parties contractantes disposent d’un délai de cinq (05) jours pour signer le marché après la mise au point du projet de marché.
Le marché est d’abord signé par la personne habilitée à agir au nom et pour le compte de titulaire ou
par son représentant légal. Les marchés sont signés en autant d’originaux que de besoin.
Le marché est ensuite signé par l’autorité contractante. Si les personnes compétentes pour signer le
marché sont les mêmes que celles qui doivent les approuver, celles-ci doivent déléguer leur signature à des subordonnés. Dans le cas de l’Etat, si les ministres techniques restent compétents, ils doivent déléguer leur compétence à leurs chefs de département lorsque le montant du marché est en dessous du seuil de validation de la structure administrative chargée des marchés publics.
Les directeurs des EPN, les chefs des services extérieurs, les chefs des postes diplomatiques et consulaires, les directeurs généraux des sociétés d’Etat et assimilées signent seuls, sous réserve de
l’obligation de déléguer quand l’approbation leur incombe.
• Réservation de crédits
Elle consiste à prendre un acte qui confirme la disponibilité du crédit, au titre de l’exercice budgétaire
courant, à concurrence du montant du marché, en vue du paiement des prestations après leur exécution.
La forme de l’acte ainsi que la qualité de son émetteur et de ses signataires dépendent de la nature
juridique de l’autorité contractante.
• Préparation de l’approbation
La responsabilité de préparer le dossier d’approbation et de le transmettre à l’autorité compétente
incombe à l’autorité contractante. Elle doit faire en sorte que la décision relative à l’approbation puisse intervenir dans le délai de validité de l’offre et que le dossier comporte toutes les pièces requises pour identifier et justifier complètement le marché au plan juridique et administratif. Chaque exemplaire du marché doit porter une numérotation correspondant à la codification définie.
• Approbation du marché
L’approbation des marchés est donnée par l’autorité approbatrice qui, selon le cas, est une autorité
administrative ou un organe habilité dans un délai de quinze (15) jours à compter de la réception du
dossier d’approbation.
Dans le cas d’une autorité, l’approbation est matérialisée par la signature de celle-ci, sur chaque
exemplaire du marché.
Dans le cas d’un organe, il s’agit d’un acte de délibération ou de décision collégiale, joint à chaque
exemplaire du marché.
L’autorité compétente ou l’organe compétent pour l’approbation peut prendre une décision de refus
d’approbation. Dans ce cas, cette décision doit être accompagnée de recommandations qui permettent à l’autorité contractante de corriger le marché pour le rendre acceptable, en vue de son approbation.
2.3.3.3. Principaux intervenants
Les principaux intervenants au stade de la signature et de l’approbation dans la procédure de gré à gré sont:
•l’Autorité contractante / le maître d’ouvrage délégué / le maître d’œuvre;
•le Titulaire;
•la Cellule de passation des marchés publics;
•l’Autorité approbatrice;
•la Direction des Marchés Publics.
2.3.3.4. Description du cas où le montant du marché est inférieur au seuil de dépense fixé par arrêté du ministre
2.3.3.6. Description de l’étape du cas où le montant du marché est supérieur au seuil de dépense fixé par arrêté du Ministre
2.3.4. Notification de l’approbation au titulaire
2.3.4.1. Objet de l’étape
La notification de l’approbation du marché permet au titulaire d’avoir connaissance de la décision
d’approbation. Il est important que la notification se fasse de manière à constituer la preuve de sa date
de réception par le titulaire du marché.
2.3.4.2 Généralités - Cadre d’application
• Portée de la notification de l’approbation au titulaire
Conformément au Code des marchés publics, le marché entre en vigueur dès la notification de l’approbation au titulaire ou à une date ultérieure si le marché le prévoit.
• Forme de la notification de l’approbation au titulaire
Le marché approuvé est notifié au titulaire par l’autorité contractante. A cet effet, elle transmet l’acte
de notification accompagné des exemplaires du marché, par lettre recommandée avec demande d’avis
de réception ou par remise contre émargement.
2.3.4.3. Principaux intervenants
Les principaux intervenants au stade de l’approbation dans la procédure de gré à gré sont:
• l’autorité contractante / le maître d’ouvrage délégué / le maître d’œuvre;
• le titulaire.
2.3.4.4. Description de l’étape
